A pesar de que poco a poco se está volviendo una aplicación más popular, Keep es uno de los productos menos populares de Google.

Existe desde 2013 y es una forma 100% gratuita de administrar tus tareas, organizarse, crear recordatorios y almacenar información.

Es más, enlaza perfectamente con Gmail, Google Calendar y Drive.

Cómo usar Google Keep

Google Keep es una herramienta gratuita, como Gmail. Mientras tengas una cuenta de Google puedes usarla.

A continuación te explicamos cómo conseguir Google Keep, tienes varias opciones:

Ir a Google Keep en versión web
Consigue Google Keep para iOS
Consigue Google Keep para Android
Obtén Google Keep como una extensión de Chrome

Una vez dentro de la aplicación, deberías ver algo como esto:

Cómo puedes ver, tienes para activar el modo oscuro, una de las últimas novedades y tienes para comenzar a poner notas.

Comenzamos a usar google Keep

Añade una nueva nota (puede ser una imagen, una lista o un texto)
Añade un recordatorio haciendo clic en el icono de la campana
Añade un colaborador (pueden ser varios)
Añade una nota de voz (desde el móvil)
Cambiar el color
Archiva la nota
Añade una etiqueta

Uso de Google Keep con recordatorios de Google Calendar

¿Ves que tengo fechas de vencimiento en las tarjetas de arriba?

Eso es una señal para que Google calendar lo adjunte en mi calendario y lo ponga en «Recordatorios».

Dado que tanto «Keep» como «Calendar» son productos de Google, se integran perfectamente sin necesidad de configuración.

De hecho, si te fijas arriba a la derecha, está el icono de keep, tareas y maps, por lo que si pulsas el icono de keep tanto aquí, como en Gmail como en sheet de google, se abre un desplegable con las tareas de Keep.

y si mueves un recordatorio de día, se actualiza automáticamente en keep.

Consejos y trucos de Google Keep

Ya que estamos con el tema de google Keep, aprovecho la oportunidad para contarte algunos trucos de Google Keep que puedes usar para mejorar aún más tu experiencia.

Aunque parece una simple aplicación, tiene mucha potencia bajo el capó, especialmente si sabes cómo usarla correctamente.

Yo siempre digo que la herramienta te permitirá llegar hasta donde alcance tu imaginación.

Organiza por colores tus tareas

Puedes organizar tus tareas por colores, tan solo tienes que pulsar sobre la paleta de color y escoger el color que más te guste para cada tarea.

Puedes organizar los colores con varias metodologías, aquí ya depende de tus gustos.

Por ejemplo, el experto en productividad Mike Vardy explica cómo usa el los colores para organizar sus listas de tareas en este post.

Él utiliza los siguientes colores:

El verde para las tareas profesionales.
El Naranja para tareas personales o familiares.
El azul para el resto de cosas, no es ni personal ni profesional.

Esta es una gran manera de organizar una lista de tareas, pero puedes usar otras metodologías, google keep como puedes ver en la imagen tiene 12 colores para marcar las notas, y puedes usar las siguientes formas de organizarse por colores:

Organizar por color de proyecto
Organizar por color según la duración prevista de las notas
Organizar por colores según la prioridad
Organizar por color según trabajos en equipo
Organizar por color según la categoría

Como ves te puedes organizar con los colores de varias maneras, yo personalmente suelo dar color en función de la prioridad de los proyectos, porque luego en las búsquedas puedes sesgar por etiquetas, colores, etc…. y para proyectos me gusta tener un keep por proyecto, pero aquí cada uno se organiza como más agusto se encuentra, y google nos da esta gran opción.

También puedes usar los colores para utilizar el método kanban con google keep.

Kanban es una palabra de origen japonés que significa “tarjeta visual” – “señal visual” de ahí la importancia de los colores en el método Kanban.

Puedes ver más información sobre el método Kanvan en el blog de jorgesaiz.

Notas de voz

«OK, Google. Añade nota [La nota que quieres guardar en keep]”

Así de simple puedes guardar tus notas de voz en google keep, simplemente diciendo “ok google” o “hey google” y decirle que quieras añadir una nota.

Así es como Google lo explica:

Desbloquea tu dispositivo.
Diga «Ok Google». O en la pantalla de inicio, toca el micrófono en la barra de búsqueda de Google.
Cuando aparezca el micrófono, di «Añadir nota» o «Poner una nota«.
Si se le pide que elija una aplicación, toque Google Keep . (esto suele ser la primera vez).
Google Keep dirá «¿Cuál es la nota?«
Diga su nota. Puedes decir algo como: «Poner una nota».
Nota: Si hay una pausa en su voz, es posible que tenga que tocar el micrófono de nuevo o decir «Ok Google» antes de poder decir su nota.
Cuando dejes de hablar, verás tu nota con el texto hablado.
Tu nota se guarda automáticamente en google keep.

Para ver la notas puede preguntar “¿Qué notas tengo?” y te saldrá el listado con todas tus notas de voz.

Convierte el texto de imágenes a texto (OCR)

La tecnología OCR (reconocimiento óptico de caracteres) de Google es fantástica. Básicamente, lo que puede hacer es extraer el texto de las imágenes y analizarlo en un texto real y editable.

Esto es genial para hacer que los escaneos o la escritura a mano se puedan buscar y copiar/pegar.

Simplemente sube una imagen, y luego presiona «Texto de imagen guardado» para insertar el texto de la imagen en el campo de la nota, convirtiendo el texto de la foto en texto editable.

Esto es una herramienta muy útil que la tenemos gratis en google Keep.

Copiar en documentos de Google

Esta es una función de mis favoritas, google keep es genial para coger notas, pero para redactar un artículo se queda corta, lo bueno que tiene es que tu puedes ir cogiendo varias notas cortas (recuerda etiquetarlas bien) y luego las puedes seleccionar las que quieres y adjuntarlas en bloque a tus documentos de google, simplemente marcas las que quieres y pulsas arriba a la derecha sobre copiar documentos en google y automáticamente te crea un documento de texto con todas las notas y ahí lo puedes editar perfectamente.

Te pongo un gif para que veas lo simple que es.

Utiliza la búsqueda de Google Keep para filtrar las notas

Como todos sabemos si google destaca en algo en especial es en su buscador, y Keep siendo de google no podía ser menos.

Cierto es que para un usuario de la vieja escuela en un primer momento google keep te puede dar la sensación de no encontrar las cosas al no tener carpetas, pero nada más lejos de la realidad, google basa todo en su buscador, al igual que en Gmail.

Desde la barra de búsqueda puedes generar muchas formas de encontrar tu contenido.

Simplemente pulsando sobre la barra de búsqueda te aparecerá una nueva ventana, obviamente será mucho más sesgada en función de las listas que tengas y si tienes compartida o no, en esta captura salen listas, recordatorios, imágenes y URL que es lo que hemos generado, luego lugares y viajes porque reconoce por el email y porque hemos creado un recordatorio de lugar, y los 4 colores que aparecen son los que hemos utilizado.

Si vas generando más contenido y con más colores y personas te saldrán nuevos filtros.

Los filtros que utiliza google keep son:

Tipos (Recordatorios, listas, imágenes, URL, grabaciones,…)
Etiquetas (las que vayas generando)
Cosas (Lugares, viajes, comida,…)
Personas (Personas con las que hayas compartido notas)
Colores (los colores que hayas utilizado en tus notas)

Lo bueno de google keep, es que si luego pulsas sobre un filtro, puede afinar aún más la búsqueda con texto por lo que encuentras siempre lo que quieres de una manera muy rápida y eficiente y aumentando tu productividad.

Conclusión sobre Google Keep

En definitiva, google keep es una de esas herramientas indispensables para poder organizarte, destaca por su simpleza, pero sobre todo por la potencia que tiene la herramienta, sobre todo al poder combinarla con el resto de herramientas de productividad y organización de Google.

Además es gratuita y aunque no es tan popular como puede ser Trello o Asana, yo te la recomiendo sin ninguna duda.

Al final desde mi punto de vista es mucho más importante la metodología a seguir que la herramienta, pero si usas una buena herramienta con una gran metodología, el éxito lo tienes asegurado.

¿Tú que opinas de google keep? ¡Házmelo saber en los comentarios! 🙂